Hvordan kan man blive mere effektiv og nå mere?
Det er en besnærende tanke, at tingene må fungere bedst, når de er planlagt til mindste detalje, og kapaciteten er fuldt udnyttet - 100%, hverken mere eller mindre. Nogle, inkl. en tidligere udgave af mig selv, ville måske endda mene, at 110% er bedst - så bliver man holdt skarp. For ting tager jo den tid, man har, ikke?
Men hvad sker der med en motorvej, der er 100% belagt? Den går helt i stå efter få minutter, for der sker altid noget uventet. Flere store studier viser, at et system er endda meget mere effektivt ved 75-80% belægning end ved 100%. Vi skal nedbringe systemets skrøbelighed ved at indlægge buffere, enten i form af lavere belastning af den enkelte eller i form af ikke-allokerede medarbejdere, der kan træde til, hvor det er påkrævet - eller en kombination af begge dele.
Der findes eksempler på sygehuse, som har trukket hver femte operationsstuer ud af planlægningen. Dermed har de en bufferkapacitet, og de sparer en masse tid og ressourcer ved ikke hele tiden at skulle flytte rundt på patienterne, når der sker noget uventet. Ved at gå 20% ned i planlagt belastning viser det sig, at de faktisk når op til 20% mere end ved 100% planlagt belastning. Det er et tankevækkende eksempel til efterfølgelse. Hvordan når man 20% mere? Ved at planlægge 20% mindre!
Den dandske professor Bent Flyvbjerg har forsket i emnet og bl.a. skrevet bogen "How Byg Things Get Done". Bogen bygger på analyser af utallige projekter fra sygehuse over IT-projekter til olympiske lege. Den triste konklusion er, at Jernloven hersker: "Over budget, over time, under benefits, over and over again." Kuren mod dette er, iflg. forfatteren, at nedsætte systemets skrøbelighed, bl.a. ved at planlægge med en passende buffer. Derudover kan man nedsætte skrøbeligheden ved at sikre, at intet enkeltelement, ingen enkelt aktivitet eller ingen enkeltperson er uudnværlig for projektets gennemførelse. Læs evt. mere om dette i mit seneste indlæg "Spindelvævet" og i tidligere indlæg om robusthed og Jernloven.
Når dominobrikkerne står helt tæt, vælter de allesammen, når man skubber til én. I vores tilfælde svarer det til, at der sker noget uventet på et projekt. Måske vokser det i omfang pga. nye ønsker fra bygherren. Måske har vi budgetteret for optmistisk. Måske bliver vi ramt af sygdom, orlov, opsigelse. Det er endda meget sandsynligt, at der sker noget uventet, så det er faktisk bare virkeligheden, vi bliver ramt af. Hvis vi stiller dominobrikkerne op med med større afstand, vil færre af dem vælte. Det vil sige, at vi med en indbygget buffer begrænser omfanget af omrokeringer til det enkelte projekt, så det ikke ender med, at vi rokerer rundt på ti projekter, som alle kommer til at lide under videnstab og langsommere fremdrift.
Måden at nå mere må være, at man prøver at nå mindre… Det er rent faktisk logisk, mår man tænker det igennem.